4. СУБД Microsoft Access

СУБД , как это уже говорилось выше - это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними. Многие существующие СУБД (FoxPro, Clipper) по сути являются специализированными языками программирования. С помощью Microsoft Access (MS Access) обычные пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости что-либо программировать. Фактически MS Access является инструментом быстрой разработки приложений. В то же время работа с MS Access не исключает возможности программирования на языке Visual Basic for Application (VBA).

Программный продукт MS Access представляет собой настольную систему управления базами данных. Понятие "настольная" СУБД указывает на то, что все операции с базой данных осуществляются на локальном компьютере пользователя. Именно здесь находится физическое место хранения информации, а также работают средства управления и организации запросов.

Противоположностью настольной системе является распределенная база данных, т. е. такая архитектура, при которой ядро БД работает на выделенном сервере; там же обычно хранятся и данные. Через локальную или глобальную сеть пользователь посредством установленного на своем компьютере программного обеспечения посылает запросы и получает ответы. Такие системы предназначены для работы с большим количеством клиентов, и зачастую в качестве серверов в них функционируют компьютеры более сложные и мощные, чем РС. Такая технология носит название "клиент-сервер".

Вышесказанное не означает, что MS Access способен выполнять операции только в однопользовательском режиме. Напротив, программа успешно работает и в сетях, правда, с ограниченным числом клиентов, и при этом не используется технология "клиент-сервер". Cама компания Microsoft настоятельно рекомендует инсталлировать MS Access в рамках небольших рабочих групп.

В целом БД MS Access представляет собой многокомпонентный объект, который может включать кроме таблиц отчеты, запросы, формы, макросы и модули. Все эти объекты, как правило, хранятся в одном файле, имеющем расширение *.mdb или *.mde. На практике это значительно упрощает резервное копирование данных.

Одновременно программная оболочка СУБД Microsoft Access позволяет оперировать только одной активной базой данных, но экземпляров оболочки на одном и том же компьютере может быть открыто столько, сколько потребуется.

Еще одним дополнительным достоинством MS Access является интегрированность этой программы с Microsoft Excel, Microsoft Word и другими программами пакета Microsoft Office. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

Таблицы - основные объекты базы данных. В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных таблиц.

Запросы - это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.

Формы - это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

Отчеты - это формы "наоборот". С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.

Макросы - это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.

Модули - это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic. Если стандартных средств MS Access не хватает для удовлетворения требований заказчика, программист может расширить возможности системы, написав для этого необходимые модули или использовав готовые.

Окно базы данных MS Access кроме вкладок для основных объектов содержит три командные кнопки: "Открыть"," Конструктор" и "Создать" (См. рис. 4.4.1).

Кнопка "Открыть" открывает избранный объект. Если это таблица, то ее можно просмотреть, внести новые записи или изменить существующие.

Кнопка "Конструктор" открывает выбранный объект и позволяет править не содержимое, а его структуру. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления.

Кнопка "Создать" служит для создания новых объектов. Таблицы, запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими разными способами: автоматически, вручную или с помощью "Мастера".